Diese Datenschutzinformation gilt für die Datenverarbeitung durch FS-PP Berlin bei Erfüllung der Aufgaben als Ombudspersonen, Vertrauensanwälte, als Meldekanal zu Hinweisgebersystemen und als interne Meldestelle.

A. Verantwortliche Stelle

FS-PP Berlin
Auffermann Vogel Albrecht
Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Potsdamer Platz 8
10117 Berlin
Telefon 030/31 86 85-3
Telefax 030/31 86 85-55
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Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder postalisch unter unserer Anschrift oder telefonisch oder per Fax ebenfalls wie angegeben.

FS-PP Berlin Part mbB ist eine Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung nach Maßgabe des Partnerschaftsgesellschaftsgesetzes.

B. Verarbeitung

1. Beschreibung und Umfang der Verarbeitung

a) Der Meldekanal

FS-PP Berlin stellt Ombudspersonen/Vertrauensanwälte und/oder übernimmt die Funktion als Meldekanal i.S.d. § 16 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) der internen Meldestellen ihrer Vertragspartner im Rahmen eines anwaltlichen Mandatsverhältnisses. Hinweispersonen übermitteln Meldungen mündlich oder in Textform an FS-PP Berlin. FS-PP Berlin prüft, ob die Meldungen den Anfangsverdacht eines Rechts- oder Regelverstoßes begründen, der vom Hinweissystem der Vertragspartner erfasst ist. Das Prüfungsergebnis wird dokumentiert.

Unterfällt der Hinweis dem Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes gemäß §§ 1 und 2 HinSchG, beachtet FS-PP Berlin bei der Bearbeitung des Hinweises das Vertraulichkeitsgebot gemäß § 8 HinSchG, sowie die Vorgaben zur Dokumentation gemäß § 11 HinSchG. In den übrigen Fällen gelten die unternehmensinternen Regelungen des Vertragspartners zur Behandlung der Meldungen im Hinweisgebersystem.

b) Die interne Meldestelle

Für eine Mehrzahl von Mandanten ist FS-PP Berlin zudem als interneMeldestelle i.S.d. § 13 HinSchG tätig. FS-PP Berlin führt daher das Verfahren i.S.d. § 17 HinSchG durch und ergreift geeignete Folgemaßnahmen i.S.d. § 18 HinSchG. Insbesondere im Rahmen interner Untersuchungen kann es dabei zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten beim Vertragspartner oder Dritten kommen (z.B. im Rahmen von sachverhaltsaufklärenden Interviews mit Beschäftigten).

FS-PP Berlin verarbeitet die Daten darüber hinaus in einem Untersuchungsbericht. Der Untersuchungsbericht oder Teile der Untersuchungsergebnisse können an den Vertragspartner sowie die zuständigen Behörden übermittelt werden, wenn dies erforderlich ist.

2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

FS-PP Berlin verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen von Hinweisgebersystemen ausschließlich zum Zwecke der Erfüllung der Aufgaben als Ombudspersonen/Vertrauensanwälte und/oder Meldekanal i.S.d. § 16 HinSchG sowie in den Fällen entsprechender Beauftragung als interne Meldestelle nach § 13 HinSchG. 

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i.V.m. §§ 10, 13 Abs. 1 HinSchG, soweit die Meldung in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes nach §§ 1, 2 HinSchG fällt und FS-PP Berlin als besonderer anwaltlicher Meldekanal der internen Meldestelle ihrer Vertragspartner der rechtlichen Verpflichtung zur Vornahme der Datenverarbeitung unterliegt. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

FS-PP Berlin hat auf Grundlage der Stellung als Ombudspersonen/Vertrauensanwälte oder als interne Meldestelle für ihre Vertragspartner ein berechtigtes Interesse an der Prüfung, Bewertung und Dokumentation der eingehenden Meldungen. Wird FS-PP Berlin als interne Meldestelle tätig, besteht ein berechtigtes Interesse daran, die vom Gesetzgeber gemäß § 18 HinSchG vorgesehenen Folgemaßnahmen vollumfänglich durchzuführen. FS-PP Berlin hat auch ein berechtigtes Interesse daran, offensichtlich nicht relevante Angaben aus einer Hinweismeldung zu entfernen. Zudem haben wir ein berechtigtes Interesse an den im Rahmen des Betriebs eines Postkastens und der Kommunikation mit Hinweispersonen erfolgenden Verarbeitungen personenbezogener Daten. Ein berechtigtes Interesse besteht darüber hinaus daran, unsere Auftraggeber im Rahmen des Mandatsverhältnisses mit uns anwaltlich zu beraten und dafür die erforderlichen Verarbeitungen personenbezogener Daten vorzunehmen.

Wir haben auch ein berechtigtes Interesse daran, die von Hinweispersonen mitgeteilten potenziellen Verstöße an unseren Auftraggeber weiterzugeben, wenn die Hinweisperson in die Weitergabe eingewilligt hat. In diesem Fall ist unserer Auftraggeber der Empfänger der personenbezogenen Daten nach Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO. Die Untersuchungsergebnisse können zudem zwecks weiterer Untersuchungen an eine zuständige Behörde abgegeben werden.

Die Rechtsgrundlage der Aufbewahrungsfristen sind § 50 BRAO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 50 Abs. 1 BRAO.

3. Kategorien der Daten

FS-PP Berlin verarbeitet personenbezogene Daten, die uns Hinweispersonen im Rahmen ihrer Meldung oder der anschließenden Kommunikation übermitteln. Die Kategorien der verarbeiteten Daten ergeben sich erst aus der jeweiligen Meldung. Mögliche Kategorien von Daten können dabei z.B. Kontaktdaten, Beschäftigtendaten sowie besonders sensible Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO sein. 

Soweit FS-PP Berlin auch die Aufgaben einer internen Meldestelle nach § 13 HinSchG übernommen hat, können im Rahmen einer internen Untersuchung nach § 18 Nr.1 HinSchG weitere Daten bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit sowie bei betroffenen Personen und Arbeitseinheiten erhoben werden.

4. Speicherdauer

Die oben genannten Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die bei FS-PP Berlin gespeicherten Daten werden gemäß der berufsrechtlichen Aufbewahrungspflicht gem. § 50 Abs. 1 S. 2 und 3 Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) für die Dauer von sechs Jahren ab Schluss des Jahres, in dem der Hinweis eingeht aufbewahrt und mit deren Ablauf gelöscht. 

C. Empfänger Ihrer Daten

Innerhalb FS-PP Berlin erhalten ausschließlich Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen. In diesem Zusammenhang können auch von uns eingesetzte IT-Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Sämtliche Dienstleister sind von FS-PP Berlin vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln. Sofern erforderlich, vereinbart FS-PP Berlin mit allen Dienstleistern eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung. Folgende Kategorien von Dienstleistern hat FS-PP Berlin eingebunden: 

  • IT-Dienstleister zur Wartung und IT-Sicherheit
  • Dienstleister von Hosting-Leistungen
  • Dienstleister zur Vernichtung der Daten

Das Ergebnis der Prüfung einer Meldung der Hinweisperson sowie das Ergebnis einer internen Untersuchung kann in Einklang mit den Vorgaben des HinSchG an die interne Meldestelle des Vertragspartners, die zuständige Stelle nach dem HinSchG oder die zuständige staatliche Behörde, insbesondere an staatliche Ermittlungsbehörden, weitergeleitet werden. Unsere Vertragspartner sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Die Identität der Hinweispersonen wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland (außerhalb der Europäischen Union) findet nicht statt.

D. Das FS-PP BKMS®-System

Die Hinweispersonen haben die Möglichkeit, ihre Meldungen über das FS-PP BKMS®-System an FS-PP Berlin zu übermitteln, soweit dies mit den Vertragspartnern vereinbart ist oder die Vertragspartner den Anbieter Business Keeper GmbH / EQS AG selbst beauftragt haben. Existiert eine entsprechende Vereinbarung, finden die Hinweispersonen einen Link auf das FS-PP BKMS®-System durch Weiterleitung von der Unterseite ihres Unternehmens auf FS-PP.de.

Das von Business Keeper entwickelte BKMS® Incident Reporting gewähreistet durch ein Verschlüsselungs- und Berechtigungskonzept ein hohes Schutzniveau für die Daten im Hinweisgebersystem. Das BKMS® Incident Reporting bietet Hinweispersonen auch die Möglichkeit, ihren Hinweis anonym abzugeben und über einen einzurichtenden Postkasten anonym mit FS-PP Berlin zu korrespondieren.

a) Auftragsverarbeitung

Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der Business Keeper GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO betrieben.

Personenbezogene Daten und Informationen, die Sie in das Hinweisgebersystem eingeben, werden in einer von Business Keeper betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland gespeichert. Die Entschlüsselung und Einsichtnahme der Daten ist nur FS-PP Berlin möglich. Weder Business Keeper noch sonstige Dritte haben Zugang zu interpretierbaren Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei FS-PP Berlin beschränkt ist. Dabei handelt es sich um die als Ombudspersonen/Vertrauensanwälte beauftragten Anwälte Dr. David Albrecht und/ oder Dr. Niklas Auffermann und/ oder Sophia Hoffmeister.

b) Funktion des Hinweisgeberportals BKMS und Cookies

Die Kommunikation zwischen den Rechnern der Hinweispersonen und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse des Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen dem Rechner und dem BKMS® Incident Reporting wird ein Cookie auf dem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende der Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.

Hinweispersonen haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können dem für die Bearbeitung der Meldung zuständigen Mitarbeiter von FS-PP Berlin namentlich oder anonym weitere Informationen gesendet und etwaige Rückfragen beantwortet werden. Sämtliche über den Postkasten übermittelten Daten werden verschlüsselt und ausschließlich im Hinweisgebersystem gespeichert und sind dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.

c) Hinweise zum Versand von Anhängen

Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Hinweispersonen die Möglichkeit, dem für die Bearbeitung ihrer Meldung zuständigen Rechtsanwalt von FS-PP Berlin Dokumentenanhänge zu senden. Wenn sie anonym bleiben möchten, sind die folgenden Sicherheitshinweise zu beachten: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die die Anonymität gefährden. Diese Daten sind vor dem Versenden zu entfernen. Sollten diese Daten nicht entfernt werden können oder Unsicherheit bestehen, kann der Text des Anhangs zum Meldungstext kopiert werden oder das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die am Ende des Meldungsprozesses übermittelt wird, postalisch an FS-PP Berlin gesandt werden.

E. Betroffenenrechte

Betroffene haben das Recht

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
  • gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
  • gemäß Art. 20 DSGVO ihre personenbezogenen Daten, die sie bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen,
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Hierzu wenden sich Betroffene an die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Darüber hinaus haben Betroffene das Recht gemäß Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. e und f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. FS-PP Berlin verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung ihrer Rechte wenden sich Betroffene bitte an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n.

Letzte Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise am 02.01.2024. Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzerklärung gemäß der gesetzlichen Regelungen anzupassen. Bitte informieren Sie sich regelmäßig auf dieser Seite über unsere Datenschutzhinweise im Rahmen unserer Funktion als Ombudspersonen / Vertrauensanwälte / Meldestelle.