Datenschutzerklärung zum FS-PP Hinweisgebersystem
Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO im Rahmen der Funktion als Ombudsperson / Vertrauensanwalt/-anwältin
Ein/e Ombudsperson / Vertrauensanwalt/-anwältin nimmt Hinweise auf Rechts- und Regelverstöße entgegen, wenn die Hinweisperson Vertraulichkeit hinsichtlich ihrer Identität wünscht oder den Hinweis aus anderen Gründen durch den/die Ombudsperson / Vertrauensanwalt/-anwältin übermitteln möchte. Dabei sind wir uns unserer besonderen Verantwortung zur Wahrung der Vertraulichkeit der Identität von Hinweispersonen bewusst. Deswegen haben wir ein Gesamtkonzept erarbeitet, in dem der Schutz der Vertraulichkeit der Identität der Hinweispersonen so umfassend, wie nach der derzeitigen Rechtslage möglich, ausgestaltet worden ist. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen klären wir über den Datenschutz auf und informieren Sie über Ihre Rechte. Damit kommen wir unserer Informationspflicht nach.
A Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle bei der Entgegennahme von Hinweisen ist:
FS-PP Berlin Dr. Frank Dr. Auffermann
Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Potsdamer Platz 8
10117 Berlin
Telefon 030/31 86 85-3
Telefax 030/31 86 85-55
E-Mail
(im Folgenden auch: „FS-PP Berlin“)
Als Ombudspersonen / Vertrauensanwalt/-anwältin sind bestellt:
Rechtsanwalt Dr. Niklas Auffermann,
Rechtsanwalt Dr. Rainer Frank und
Rechtsanwältin Dr. Leonie v. Holtzendorff.
Bei Fragen und Anregungen können Sie sich gerne an unsere/n Datenschutzbeauftragten wenden:
FS-PP Berlin Dr. Frank Dr. Auffermann
Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
z.Hd. Datenschutzbeauftragte/r
Potsdamer Platz 8
10117 Berlin
Telefon 030/31 86 85-3
Telefax 030/31 86 85-55
E-Mail:
B Begriffsbestimmungen
Da sowohl die Hinweisperson als auch die Person, auf die sich ein Hinweis bezieht, nach Art. 4 Nr.1 DSGVO betroffenen Personen sind, wird in diesen Datenschutzhinweisen zur Klarstellung folgende terminologische Unterscheidung getroffen:
Hinweisperson: Die Person, die einen Hinweis gibt.
Betroffene Person: Die Person, auf die sich ein Hinweis bezieht sowie weitere Personen, die im Rahmen des Hinweises genannt werden.
Auftraggeber: Das Unternehmen oder die Institution, das/die im Rahmen ihres Compliance-Management-Systems FS-PP Berlin mit der Funktion der/des Ombudsperson / Vertrauensanwalts/-anwältin beauftragt hat.
C Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Bestellung als Ombudsperson / Vertrauensanwalt/-anwältin dient dazu, Hinweise auf Rechts- und Regelverstößen in der Organisation des Auftraggebers und außerhalb der Organisation des Auftraggebers mit Auswirkungen auf den Auftraggeber auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten bzw. ggf. weiter zu leiten.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hinweisgebung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO aufgrund der Einwilligung der Hinweisperson. Diese erfolgt durch die freiwillige Übermittlung von Hinweisen an die/den beauftragte/n Ombudsperson / Vertrauensanwalt/-anwältin.
Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Erfüllung des Vertrages als Ombudsperson / Vertrauensanwalt/-anwältin mit dem jeweiligen Auftraggeber zur Aufdeckung und Prävention von Rechtsverstößen und Missständen.
Zu anderen Zwecken werden personenbezogene Daten, die im Rahmen eines Hinweises erhoben werden, nicht verarbeitet.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet nicht statt.
D Kategorien der verarbeiteten Daten
Je nach Art der Kontaktaufnahme werden zur Hinweisperson folgende personenbezogene Daten erhoben:
Telefonisch oder per Brief: Die anonyme Hinweisgebung ist möglich, darüber hinaus werden nur die personenbezogenen Daten erhoben, die Sie uns mitteilen (z.B. Name, Kontaktmöglichkeit).
Bitte beachten Sie: Zur anonymen Hinweisübermittelung per Telefon müssen Sie bei sich die Rufnummerübertragung deaktivieren, ansonsten erscheint die Nummer des genutzten Anschlusses in unserer Telefonanlage.
Per E-Mail oder Fax: E-Mail-Adresse bzw. Fax-Nummer werden aus technischen Gründen automatisch erhoben. Darüber hinaus werden nur die personenbezogenen Daten erhoben, die Sie uns mitteilen (z.B. Name, weitere Kontaktmöglichkeit)
Über das FS-PP BKMS®-System: Bitte informieren Sie sich direkt in der dortigen Eingabemaske über die diesbezüglich geltenden Datenschutzhinweise.
Zu betroffenen Personen werden die personenbezogenen Daten erhoben, die die Hinweisperson übermittelt. In der Regel wird es sich dabei mindestens um die folgenden Daten handeln: Name, Funktion im Unternehmen, Handlung, die den Hinweis ausgelöst hat.
E Empfänger der Daten
1. Übermittlung an den Auftraggeber
Ohne eine von FS-PP dokumentierte Freigabe der Hinweisperson erfolgt keine Weitergabe an die vorab bestimmte Stelle beim Auftraggeber. Je nach Freigabe der Hinweisperson erfolgt eine Weitergabe des Hinweises mit oder ohne Angabe der Identität der Hinweisperson.
Der Auftraggeber hat gegenüber FS-PP Berlin unwiderruflich auf Auskunftsrechte aus dem Anwaltsvertrag hinsichtlich Daten zu Identität oder Identifizierbarkeit von Hinweispersonen verzichtet, soweit nicht im Einzelfall nach Einschätzung von FS-PP Berlin ein auf Tatsachen gestützter dringender Tatverdacht der vorsätzlichen Falschbeschuldigung gegen die Hinweispersonen besteht.
2. Übermittlung an Betroffene
Gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. d DSGVO in Verbindung mit § 29 BDSG (anwaltliches Berufsgeheimnis) erfolgt, abweichend von Art. 14 Abs. 1-4 DSGVO, keine Mitteilung an die betroffene Person, soweit Informationen offenbart würden, die ihrem Wesen nach, insbesondere wegen der überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten, geheim gehalten werden müssen. Hierzu gehört insbesondere auch die Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der Hinweisperson.
F Speicherdauer
Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit gegebenen Hinweisen werden, entsprechend § 50 BRAO, für 6 Jahre aufbewahrt.
Die Frist beginnt, bei nicht an den Auftraggeber übermittelten Hinweisen, zum Ende des Kalenderjahres in dem der Hinweis aufgenommen wurde, bei übermittelten Hinweisen zum Ende des Kalenderjahres in dem der Vorgang beim Auftraggeber abgeschlossen wurde.
G Rechte der Hinweispersonen
1. Widerspruchsrecht
Erfolgt die Verarbeitung zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) haben Sie nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen. Bitte beachten Sie: wenn gemäß Art. 17 Abs. 1 lit. c DSGVO vorrangige berechtigte Gründe für die Verarbeitung vorliegen, können wir Ihrem Widerspruch nicht entsprechen.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an
2. Weitere Rechte
Sie haben außerdem
- nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung zur Verarbeitung von Daten jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass ab dem Zeitpunkt des Widerrufs die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung nicht mehr fortgeführt werden darf. Dazu genügt eine E-Mail an
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder eine Nachricht an die/den jeweilige Ombudsperson / Vertrauensanwalt/-anwältin; - gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten, soweit nicht die Ausnahme des Art. 23 Abs. 1 lit d und lit i DSGVO in Verbindung mit § 29 Abs. 1 S. 2 BDSG einschlägig ist;
- laut Art. 16 DSGVO das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Sie betreffender Daten;
- nach Art. 17 DSGVO das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten;
- gemäß Art. 18 DSGVO das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
- gemäß Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie haben damit das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen durch uns zu verlangen;
- nach Art. 77 DSGVO können Sie sich bei datenschutzrechtlichen Beschwerden an eine Aufsichtsbehörde, insbesondere die in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Orts des Verstoßes, wenden; z.B. die
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin
Telefon: 030/138 89-0
Telefax: 030/215 50 50
E-Mail: http://www.datenschutz-berlin.de
Eine Übersicht über die Aufsichtsbehörden finden Sie hier: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.
Letzte Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise am 11.06.2020. Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzerklärung gemäß der gesetzlichen Regelungen anzupassen. Bitte informieren Sie sich regelmäßig auf dieser Seite über unsere Datenschutzhinweise im Rahmen unserer Funktion als Ombudsperson / Vertrauensanwalt/-anwältin.