FAQ Hinweisgebersysteme

Das Hinweisgebersystem ist ein Instrument zur Korruptionsprävention und zur Aufdeckung von Korruptionsfällen sowie von Straftaten im, aus dem und gegen das Unternehmen oder die Organisation. Die externe Ombudsperson kann Teil des Hinweisgebersystems sein. Die externe Ombudsperson nimmt Hinweise auf schwerwiegende Rechts- und Regelverstöße vertraulich entgegen und bietet so eine Anlaufstelle außerhalb des Unternehmens / der Organisation, die Hinweispersonen vertraulich und daher ohne Angst vor Einschüchterung und Vergeltung durch das eigene Arbeitsumfeld, kontaktieren können. Die Informationen können auf Wunsch so weitergegeben werden, dass die Hinweisperson anonym bleibt und das informierte Unternehmen oder die Organisation weitere Schritte ergreifen kann. Das Hinweisgebersystem ist in der Regel Bestandteil des Compliance Management Systems und als solches Teil des Risikomanagements.

Die Begriffe Ombudsperson, Ombudsmann, Ombudsfrau und Vertrauensanwälte/innen sind synonym zu verstehen. Ein Hinweisgebersystem und eine Ombudsperson haben dieselbe Funktion: die Ermöglichung von Hinweisen über relevante Regelverstöße in vertraulicher Weise. Der Begriff des Hinweisgebersystems hat aber einen weiteren Anwendungsbereich. Denn ein Hinweisgebersystem liegt auch dann vor, wenn Hinweise an eine Stelle im Unternehmen oder der Organisation selbst gegeben werden können. Etwa direkt an die Abteilung für interne Ermittlungen oder Compliance. Werden Hinweise an eine Ombudsperson gegeben, liegt ebenfalls ein Hinweisgebersystem vor. Die Ombudsperson gehört jedoch nicht zum Unternehmen oder der Organisation und hat als externe Person eine besondere Vertrauensstellung. Der Begriff der Ombudsperson ist insoweit enger.

Die noch nicht rechtskräftige EU-Richtlinie zum Whistleblower-Schutz verpflichtet Unternehmen und Organisationen mit mehr als 50 Beschäftigten oder einem Jahresumsatz von mehr als 10 Mio. Euro zur Einführung eines Verfahrens für den Umgang mit Meldungen von Hinweisgebern (Zu den aktuellen Entwicklungen siehe FAQ EU-Richtlinie zum Whistleblower-Schutz). In bestimmten Bereichen besteht bereits eine gesetzliche Pflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems (z.B. nach § 25a Abs. 1 S. 6 Nr. 3 KWG, § 23 Abs. 6 VAG, § 6 Abs. 5 GWG). Auch für Unternehmen / Organisationen, die bislang keiner rechtlichen Verpflichtung unterliegen, kann es sich lohnen, ein Hinweisgebersystem einzuführen. Als Teil eines Compliance-Systems kann ein Hinweisgebersystem unter Einbindung einer Ombudsperson außerdem Haftungsrisiken von Unternehmen / Organisationen und der Führungskräfte reduzieren, wenn es zu Verfahren gegen die Leitung oder das Unternehmen / die Organisation kommt.

Sichere Erreichbarkeit für die Hinweisperson Hinweisbearbeitung in kürzester Zeit Eingangskontrolle, um Unwichtiges von Wichtigem zu trennen Fachkundige Sachverhaltsaufklärung und -bewertung aufgrund strafrechtlichen und kriminologischen Fachwissens (qualifizierter Anfangsverdacht, Beurteilung von Glaubhaftigkeit und Glaubwürdigkeit) Aufbereitung der Informationen, sodass sie unmittelbar als Entscheidungsgrundlage dienen können Anwaltliche Beratung und Begleitung der weiteren unternehmensinternen Schritte Gewährleistung des Datenschutzes.

Die Kontaktaufnahme zu einer Ombudsperson birgt für die Hinweisperson kein Risiko und kann auch dann erfolgen, wenn die Hinweisperson noch unentschlossen ist. Sie kann auch nach Bewertung des Hinweises durch die Ombudsperson noch entscheiden, dass die Ombudsperson Stillschweigen bewahren und den Hinweis nicht weitergeben soll.

Ein Rechtsanwalt kann den Hinweisgebenden durch seine anwaltliche Schweigepflicht und sein Zeugnisverweigerungsrecht schützen. Er kann schnell beurteilen, ob eine strafrechtlich relevante Verdachtslage (qualifizierter Anfangsverdacht, Beurteilung von Glaubhaftigkeit und Glaubwürdigkeit) vorliegt. Die weiteren internen Schritte könne durch anwaltliche Beratung weiter begleitet werden.

Auftraggeber und damit Mandant der Ombudsperson ist das Unternehmen / die Organisation, das/die ein Hinweisgebersystem einrichtet. Die Hinweisperson wird durch den Hinweis nicht zum Mandant der Ombudsperson. Die anwaltliche Ombudsperson erteilt einer Hinweisperson keinen Rechtsrat. Die Ombudsperson veranlasst nichts, was den Interessen des Auftraggebers zuwiderläuft.

Ziel der Richtlinie ist der Schutz von Hinweisgebern. Denn jüngste Skandale (Stichwort Diesel und Panama Papers) wären ohne Hinweispersonen nicht enthüllt worden. Die Richtlinie will daher sicherstellen, dass das als richtig beurteilte Handeln von Hinweisgebern auch straffrei ist.

Das Geschäftsgeheimnisgesetz, das Geschäftsgeheimnisse schützen soll, enthält ausdrückliche Regelungen zu Whistleblowern. Die Verbote zu Erlangung, Nutzung oder Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen sind gerade nicht einschlägig, wenn ein rechtswidriges Handeln oder sonstiges Fehlverhalten aufgedeckt werden soll und das öffentliche Interesse durch die Erlangung, Nutzung oder Offenlegung geschützt werden kann.

Das BKMS®-System ist ein zertifiziertes internetbasiertes System, das Vertraulichkeit und insbesondere auch Anonymität im Verhältnis zwischen der potentiellen Hinweisperson und der beauftragten Ombudsperson garantiert. Die Hinweisperson muss bei einer Kommunikation über das BKMS®-System auch der Ombudsperson ihre Identität nicht preisgeben. So kann Unwägbarkeiten hinsichtlich eines Beschlagnahmeschutzes sicher begegnet werden.

Nein, nach der langjährigen Erfahrung von FS-PP Berlin führt die Einrichtung eines Hinweisgebersystems gerade nicht dazu, dass vermehrt Hinweise und Behauptungen aus persönlichen, niederen Motiven gegeben werden. Insbesondere wenn die Einrichtung eines Hinweisgebersystems gut kommuniziert wird, ist allen Beteiligten klar, dass tatsächliche Regelverstöße aufgedeckt werden sollen. Die Ombudsperson könnte zudem sogar haltlose Behauptungen abfangen, sodass für die „angeschwärzte“ Person keine negativen Folgen entstehen.

Unternehmen / Organisationen, die sich einer Ombudsperson zur Aufdeckung von Korruptionsfällen sowie anderen unternehmensbezogenen Straftaten bedienen wollen, können sich jederzeit an FS-PP Berlin zur Beratung und Unterstützung wenden.  FS-PP Berlin übernehmen bereits für zahlreiche Unternehmen und Organisationen die Aufgaben einer externen anwaltlichen Ombudsperson. Einen Überblick finden Sie hier.

Hinweispersonen können sowohl Mitarbeiter des Unternehmens oder der Organisation als auch Außenstehende sein, die in sonstiger Form Kenntnis über Regelverstöße erlangt haben. Der Auftraggeber kann den Umfang des Hinweisgebersystems sowie die Kompetenzen der Ombudsperson individuell bestimmen.

Bei FS-PP Berlin können Hinweispersonen in der Regel über eine gesonderte Telefonnummer und eine gesonderte E-Mailadresse Kontakt aufnehmen. Außerhalb der Geschäftszeiten nimmt ein Anrufbeantworter Nachrichten auf. Die Ombudsperson meldet sich dann unverzüglich.

Das Hinweisgebersystem ist geöffnet für schwerwiegende Rechts- oder Regelverstöße durch Angehörige des Unternehmens / der Organisation oder durch Dritte mit Auswirkungen auf, bzw. Relevanz für, das Unternehmen / die Organisation. Bedeutungsvoll sind jedenfalls Korruptionsvorfälle, wie Bestechung, Vorteilsannahme oder Delikte wie Betrug und Untreue. Je nach entsprechender Beauftragung durch das Unternehmen / die Organisation können auch andere strafrechtlich-relevante Handlungen wie sexuelle Belästigungen adressiert werden. Außerdem kann das System für arbeitsrechtliche Pflichtverletzungen, die so schwer wiegen, dass sie Anlass zur Kündigung geben können, Verstöße gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) oder erhebliche Ordnungswidrigkeiten geöffnet werden.

Hat der Hinweis nach Beurteilung durch die Ombudsperson Relevanz, kann der Vorwurf offen oder anonymisiert an die zuständige Stelle in dem Unternehmen / der Organisation weitergegeben werden. Die Hinweisperson bestimmt insoweit über das Vorgehen. Der Hinweis wird nur dann weitergeleitet, wenn die Hinweisperson ihr ausdrückliches Einverständnis gegeben hat.

Durch eine Entscheidung des Landgerichts Bochum im Jahr 2016 (unsere Stellungnahme finden Sie hier) zu Unterlagen bei einer Ombudsperson und eine Entscheidung des BVerfG zu Ergebnissen interner Ermittlungen durch eine Anwaltskanzlei, ist in die Diskussion geraten, ob eine Beschlagnahmefreiheit für Unterlagen anwaltlicher Compliance-Ombudspersonen besteht.   FS-PP Berlin hält die Entscheidung des LG Bochum rechtlich für falsch und zweifelt außerdem an einer Übertragbarkeit der Entscheidung auf Bundesländer, die ein eigenes Hinweisgebersystem und damit auch Vertrauensanwälte/innen bei öffentlichen Stellen haben (vgl. Frank, Vogel, NStZ 2017, 313). Ein Schutz der Anonymität von Hinweispersonen wird aber selbst dann gewährleistet, wenn eine Beschlagnahmefreiheit bei der anwaltlichen Ombudsperson abgelehnt wird. Denn durch technische Vorkehrungen wie das BKMS®-System kann die Identität der Hinweisperson auch gegenüber dem Vertrauensanwalt unbekannt bleiben.

Neben Korruptionsrisiken, die durch die Einrichtung eines Hinweisgebersystems reduziert werden sollen, kann eine Ombudsperson auch dem erhöhten Schutzbedürfnis von Betroffenen sexueller Belästigungen und Diskriminierung dienen. Die Angst vor weiterer Diskriminierung und der strukturellen Überlegenheit von Vorgesetzten machen die Einrichtung geschützter Meldewege notwendig. Zur Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gehört es, sich eindeutig gegen Diskriminierung und sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz zu positionieren. Mehr dazu finden sie hier.